Зачем необходим образец справки о дебиторской задолженности – правила составления, списание и отражение в бухучете

Кредиты

Зачем нужна бухгалтерская справка-расчет

Бухгалтерская справка признается первичным документом на основании ст. 313 НК РФ. Ее применение в учете организаций и предпринимателей может быть обусловлено:

  1. Наличием ошибок в бухгалтерском или налоговом учете. В этом случае корректировку допущенных неточностей можно подтвердить бухгалтерской справкой. Такую справку применяют, например, если при отражении хозяйственной операции был использован неверный бухгалтерский счет или же проводка была сделана на сумму, отличную от суммы, указанной в первичном документе. Чтобы обосновать отражение исправительной проводки, составляется бухгалтерская справка.
  2. Необходимостью указания дополнительных расчетов, обосновывающих особенность учета. Данные справки часто применяются, например, при организации раздельного учета по НДС или для обоснования принятия суммы расходов в целях исчисления налога на прибыль по нормируемым затратам.
  3. Необходимостью пояснений к хозоперациям. Справки-пояснения составляются, например, при отражении проводок на списание дебиторской или кредиторской задолженности.

Формат бухгалтерской справки не регламентирован. Однако она должна содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • название организации или ИП;
  • cуть хозоперации;
  • Ф. И. О. лица, составившего документ.

При этом вид используемой бухгалтерской справки мы рекомендуем утвердить учетной политикой.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при формировании учетной политики, сформулированы в материале «Как составить учетную политику организации (2017)?».

Образец бухгалтерской справки-расчета вы найдете на нашем сайте.

Образец заполнения: исправляем ошибку в учете

На практике одна из самых распространенных бухгалтерских справок для суда – о задолженности. Дебиторской и/или кредиторской. Она одновременно выступает:

  • оправдательным документом (дублирует необходимые сведения из бухгалтерского и налогового учета);
  • доказываем суду и сторонам конфликта существование конкретных фактов.

Также см. «Изменение госпошлины в 2017 году: сколько придется платить».

Далее представлен образец бухгалтерской справки для суда о задолженности по «дебиторке», которую часто приходится «выбивать» с нерадивых контрагентов через арбитражные суды.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГУРУ»
Адрес: 105318, г. Москва, ул. Гоголя, д. 8, офис 15. ИНН 7722123456, КПП 772201001

г. Москва                                06 февраля 2017 г.Бухгалтерская справка № 3-С

В результате инвентаризации расчетов с контрагентами 06 февраля 2017 года выявлена дебиторская задолженность ООО «Бубен» (ИНН 7719456789, КПП 771901001, адрес: г. Москва, ул. Квасовая, д. 9, к. 6), по которой не истек срок исковой давности (акт инвентаризации от 06.02.2017 № 22-ИНВ).

Данная задолженность возникла по договору поставки товаров № 12/7 от 22.10.2016 г. Сумма долга – 500 000 (пятьсот тысяч) рублей 00 копеек. Срок оплаты по договору – 31.12.2016 (включительно).

Генеральный директор______________/В.В. Краснов/
Главный бухгалтер______________/Е.А. Широкова/

справка

Сразу скажем, что одной такой бухгалтерской справки для суда будет недостаточно. Но в то же время, ее отсутствие никак не влияет на юридическую силу остальной «первички».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Списанием дебиторки занимаются бухгалтеры. Процедура проходит по определенному алгоритму. Выполняются следующие действия:

  • Отражение сумм в учетесоздается приказ об инвентаризации
  • заполняется справка
  • руководитель создает приказ

Списывать можно только те долги, которые невозможно взыскать. К акту инвентаризации прилагаются документы, указывающие на реальность сделки, и бумаги, подтверждающие задолженность безнадежной (подойдет постановление пристава).

В бухучете в обязанности компании обязательно входит составление специализированного резерва сомнительных задолженностей. Организации требуется сохранять бумаги о списании задолженности в течение 5 лет. По истечению этого периода времени долг считается окончательно списанным.

При ведении налогового учета создание резерва сомнительных задолженностей считается необязательной процедурой. Если резерв отсутствует, то списание задолженности производится на внереализационные расходы. Если он имеется, то списание ДЗ осуществляется за счет резерва.

В справке, которая будет использована при разбирательствах в суде, рекомендуется дополнительно указывать следующую информацию:

  • подробные реквизиты собственной компании
  • дату составления
  • подпись руководителя

В бумагу для суда иногда дополнительно добавляется информация о месте назначения (наименование суда). Также могут быть необходимы подписи членов комиссии, которая проводила инвентаризацию.

Справка дублирует информацию из отчетности, предоставляя данные в сжатом виде. Правильно составленная бумага поможет рассчитывать на получение положительного решения в споре, связанном с взысканием задолженности.

Крупным компаниям рекомендуется иметь собственного юриста в штате, чтобы решать проблемы с долгами максимально быстро. Исковое заявление должно четко отражать требования организации и ссылаться на имеющиеся документы, подтверждающие долг перед истцом.

Читайте также  Расчет задолженности по арендной плате для суда образец

Любая хозяйственная операция из жизнедеятельности учреждения должна найти свое отражение в бухгалтерском учете, и эта тема — далеко не новость для бухгалтеров. Каждый факт деятельности должен быть подтвержден документально. Внесение записей без подтверждающей первичной документации недопустимо.

Для большинства операций финансово-хозяйственной деятельности предприятия предусмотрены специальные унифицированные бланки первичной документации. Применение унифицированных форм не обязательно, и бланки можно разработать самостоятельно или же доработать существующие. Однако многие организации предпочитают применять унифицированные формы первички и учетных регистров.

Но далеко не все события хозяйственной жизнедеятельности экономического субъекта могут быть отражены специальными бланками. Для определенного рода операций нет ни форм, ни нормативов учета. Но это не означает, что такие факты можно скрывать, то есть не отражать в бухучете. Именно для таких операций предусмотрены специальные бланки первичной документации — бухгалтерские справки.

Бухгалтерской справкой можно отразить совершенно любую операцию: от начисления заработной платы или отпускных до формирования себестоимости готового продукта или расходы на оплату налогов в бюджет. Данный бланк первичной документации универсален и позволяет раскрывать обязательные реквизиты для регистрации фактов в учете.

Для внесения аналогичных записей в бухучете используйте унифицированный бланк справки ОКУД 0504833 либо разработайте бланк самостоятельно. Форму разработанного документа утвердите в учетной политике или отдельным приказом.

Проверьте, образец написания бухгалтерской справки должен содержать обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата его составления;
  • полное или сокращенное название организации в соответствии с уставной документацией (дополнительно могут быть отражены реквизиты, идентифицирующие субъект, — ИНН, КПП, адрес);
  • суть проведенной хозяйственной операции;
  • Ф.И.О. ответственного лица, составившего документ.

Зачем необходим образец справки о дебиторской задолженности – правила составления, списание и отражение в бухучете

Независимо от выбранного бланка, отражайте операции с помощью бухгалтерских справок с соблюдением хронологического порядка. В противном случае споров с налоговыми инспекторами и соответствующих актов не избежать.

Разберем, как правильно составить бухсправку на унифицированном бланке на актуальных примерах. Бухгалтер НКО «Доброволь» при сверке итогов за январь 2019 года выявила, что материальные запасы по счету № б/н на сумму 15 000 рублей были оприходованы дважды. Для исправления ошибки была сделана соответствующая запись в бухучете и оформлена бухсправка.

НКО «Доброволь» в январе 2019 года израсходовало 300 000 рублей на проведение торжества по случаю юбилея фирмы. Затраты признаны представительскими. Такие затраты могут быть учтены в составе необлагаемой базы, но не более 4 % от затрат на оплату труда.

Организация ежеквартально уплачивает налог на прибыль в размере 24 % (ОСНО). За первый квартал 2019 года затраты на оплату труда персонала составили 1 500 000,00 рублей.

Какие имеются основания для списания задолженности

Как уже указывалось ранее, справка, составляемая при списании дебиторской задолженности, представляет собой справку-пояснение.

Основанием для списания задолженности считаются:

  • банкротство должника
  • невозможность установить местонахождение должника
  • смерть (если речь идет о физлице)
  • ликвидация компании (если речь идет о юрлице)

У крупной организации, которая сотрудничает с большим количеством людей и других компаний, часто обнаруживаются дебиторки. Безнадежные долги учитываются и списываются для того, чтобы снизить налоговую нагрузку на прибыль.

Законодательство не дает рекомендаций о выборе конкретной формы справки для отражения ДЗ. При составлении можно пользоваться разными образцами в зависимости от целей и задач. Чаще всего при составлении документа применяется бланк ИНВ-17. В конечном итоге бумага должна отражать подробную информацию о ДЗ, отчетном периоде, сумме обязательств и других нюансах.

Справка всегда составляется самой организацией для внутреннего или внешнего использования. В организации может использоваться собственный образец справки, который создан с нуля или построен на базе уже имеющегося бланка.

Зачем необходим образец справки о дебиторской задолженности – правила составления, списание и отражение в бухучете

НКО «Доброволь» по договору № 1 от 01.01.2017 поставило ООО «Покупатель» продукцию на сумму 450 000,00 рублей. По договору ООО «Покупатель» должен был перечислить средства на расчетный счет НКО до 28.02.2017. Однако расчет не поступил до настоящего времени.

Когда составляют бухгалтерскую справку

В первую очередь определим, что это за справка. Это первичный бухгалтерский документ, который используется для отражения специфических хозяйственных операций учреждения. Например, статья 313 НК РФ регламентирует перечень ситуаций, при которых используется бухсправка:

  1. При выявлении неточностей и ошибок в бухгалтерском учете. В такой ситуации составляется образец бухгалтерской справки об исправлении ошибки, который и является подтверждением внесения исправлений в бухучет.
  2. При необходимости специфической детализации учета. Например, при ведении раздельного учета по НДС.
  3. При необходимости внесения пояснительных записей к хозяйственным операциям. Например, для отражения операций по списанию дебиторской или кредиторской задолженности.
  4. Для подтверждения расчетов, производимых при осуществлении хозяйственных операций. Примером данной ситуации может быть расчет компенсации за задержку заработной платы, расчет компенсации отпуска при увольнении или же исчисление отпускных или декретных.

Правила оформления справки

Определим ключевые правила составления документа:

  1. Документ составляет ответственное лицо при его объявлении или назначении. Например бухгалтер или главбух.
  2. Бланк заполняется от руки (синими или черными чернилами) либо с помощью компьютера. Если в учреждении применяется специальная программа или сайт для ведения бухучета, то бланк заполняется с помощью программных средств.
  3. Исправления в документе допустимы. Вносятся в соответствии с установленными требованиями: неверная запись зачеркивается, рядом прописывают верную информацию, заверяют подписью ответственного лица, расшифровкой и печатью.
  4. Бухсправку подписывают исполнитель и главный бухгалтер. В некоторых учреждениях бланк могут отправлять на подпись руководителю.

Подшивать бухсправки следует вместе с документацией к соответствующему регистру учета. Например, исправление ошибок в начислении зарплаты: бухсправку подшивают с табелями, ведомостями и приказами.

Среди основных правил оформления выделяют:

  • Порядок оформленияуказание информации о сумме обязательств, наименовании кредитора и дебитора и периода возникновения долга
  • заполнение информации по результатам инвентаризации
  • использование единого образца, если в организации утвержден конкретный шаблон
  • обращение внимание на предназначение бумаги
Читайте также  Взыскание долга судебными приставами по решению суда: порядок, постановление о взыскании задолженности

Для внутреннего использования может составляться документ, в который дополнительно включена информация о кредиторской задолженности. Такая бумага позволит получить больше данных о финансовом состоянии компании, ее активах и долгах.

Чтобы правильно оформить справку, желательно составлять ее по готовому образцу. В шаблоне заполняются отдельные тематические блоки. В бумаге обязательно должна отражаться следующая информация:

  • Подписание справкиподробное наименование дебитора
  • причина начисления задолженности (оказание услуги, продажа товара)
  • дата возникновение задолженности
  • наименование бумаг, повреждающих наличие долга (акт о выполненных работах или передаче товара)
  • сумма задолженности

Каковы сроки исковой давности

Дебиторская задолженность (ДЗ) представляет собой сумму долгов и обязательств сторонних лиц перед предприятием или организацией (кредитором). Дебиторы (должники) обязаны погашать долг в соответствии с договоренностями. В случае если этого не происходит, организации необходимо обратиться за защитой интересов в суд.

Срок исковой давности по ДЗ — период, в течение которого кредитор имеет возможность написать исковое заявление в суд для защиты своих интересов. Общее значение, как правило, составляет 3 года. Это означает, что по истечению этого времени долг считается безнадежным и не подлежит выплате. Отсчет начинается не с момента возникновения долговых обязательств, а с окончания крайнего срока погашения долга по условиям договора.

Чтобы судебные разбирательства шли быстрее, рекомендуется обращаться за помощью к специалистам в области взыскания ДЗ. Юрист может действовать от лица компании по договору. Процесс и вынесение окончательного решения иногда занимает месяцы.

Стоит отметить, что существуют факторы, при которых данный срок прерывается. Среди них выделяют:

  • кредитор обратился в суд
  • должник частично погасил долг
  • должник затребовал отсрочку
  • должник признал долг

Компания обязательно должна вести контроль над дебиторами и следить за статусом задолженности. Проблемной задолженностью считаются долговые обязательства, которые не исполняются более 90 дней.

Красное сторно

Сферы применения бухгалтерской справки довольно разноплановые. Документ может подтверждать и расчетные операции, и детализировать сведения о конкретном событии, и содержать информацию о раздельном ведении учета, а также вносить исправительные записи. Среди упомянутых операций обособленно идут записи с отрицательными числовыми значениями — так называемое красное сторно.

Бухгалтерская справка - порядок и образец написания

Эта операция используется не только для исправления ошибок, чтобы скорректировать неверные значения, но и для особых видов событий. Например, для списания торговой наценки или для корректировки показателей материально-производственных затрат.

Особенность операции в том, что сама бухгалтерская проводка составляется так же, как и ошибочная запись. Но сумма в данном случае отражается со знаком минус. Все так называемые минусы в бухгалтерском учете принято фиксировать красным цветом. Отсюда и такое название операции — «красное сторно». Для наглядности рассмотрим пример.

По результатам проверки была выявлена излишне начисленная сумма по страховым взносам на заработную плату основного персонала за март. Было начислено 100 000 рублей, а нужно было 97 000 рублей. Излишек составил 3000 рублей.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма

Документ-основание

Начислены страховые взносы

20

69

100 000

Расчетная ведомость за отчетный месяц

Внесены исправления методом красное сторно

20

69

— 3000

Бухгалтерская справка, расчетная ведомость

Проведение проверки долгов

Компания должна регулярно осуществлять проверку ДЗ при создании отчетности. Как правило, проверка выполняется в ходе проведения инвентаризации задолженности. Получение информации необходимо для оценки имущественного и финансового положения, определения количества свободных наличных средств, проведения мероприятий по контролю над задолженностями.

Перед составлением большинства отчетов проводится проверка задолженностей. Стоит отметить, что стремительное увеличение ДЗ говорит о ненадежности контрагентов или значительном возрастании нецелесообразных расходов.

При проверке составляется информационная бумага о ДЗ. Она может быть составлена для внутреннего или внешнего пользования. Документ создается и заполняется по образцу или в свободной форме.

Анализ, оценка, обработка задолженностей учреждения является основополагающим действием при формировании периодической бухгалтерской, налоговой отчетности. Информация дополнительно необходима для проведения текущих контрольных мероприятий по выявлению размера обязательств, оценки финансово-имущественного положения, рентабельности, наличию свободных денежных средств в обороте, динамики роста, снижения долгов и др.

Читайте также  Задолженность по капремонту жилья: как узнать, где посмотреть долг по взносам в фонд капитального ремонта, как проверить

Уменьшение величины кредиторки является показателем своевременного исполнения договорных обязательств сторонами сделок. Рост дебиторки наоборот может свидетельствовать о не добропорядочности контрагентов, нецелесообразном расходовании бюджета компании руководителем.

проверка

Проведение проверки требуется при составлении различных отчетов организации

- Титульный лист ФО

Внешние и внутренние пользователи оценивают информацию о КЗ и ДЗ по следующим показателям:

  • Полнота и достоверность документации по отражению хозяйственной операции в учете.
  • Анализ организации обработки, систематизации сведений о взаиморасчетах.
  • Корректность операций по авансовым платежам.
  • Правильность ведения бухгалтерских журналов, регистров и пр.

Проверяющие лица осуществляют сопоставление информации счетов бухучета с данными первичной документации, анализируют акты сверки взаиморасчетов по обязательствам. Важно знать, что формы двусторонней проверки обязательств не являются обязательными для учреждений, носят рекомендательный характер по составлению. Исключение составляют акты сверки по обязательствам перед бюджетом и внебюджетными фондами, расчетными банками (РБ).

В проверке участвуют все регистры БУ с задолженностями. Наиболее часто анализу на соответствие подвергаются сч. 60, 62, 63, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76. Дополнительно пользователю информации потребуются сведения по действующим контрактам, первичным документам на поставку ТМЦ, оказание услуг, платежным поручениям и квитанциям к каждому обязательству, так как они позволят с максимальной точностью определить срок исковой давности (ст.196 ГК РФ), выявить просроченные долги.

При осуществлении мероприятий контроля могут быть истребованы сведения по забалансовому счету учета списанной дебиторки, чтобы оценить вероятность улучшения финансового положения объекта проверки.

Функции справки о ДЗ

Справка для внутреннего использования применяется для отчетности. С ее помощью осуществляется контроль и оценка текущего положения организации. Бумага, предназначенная для внешнего использования, прикрепляется к исковому заявлению и применяется при судебных разбирательствах.

Зачем необходим образец справки о дебиторской задолженности – правила составления, списание и отражение в бухучете

Также бумага может составляться по запросу иных лиц и государственных органов. Данные могут использоваться для оценки имеющихся активов. Нередко справку запрашивают страховщики и другие кредиторы.

При использовании образца каких-либо проблем с составлением документа не возникает. У опытного бухгалтера при доступе ко всем данным на составление справки уходит совсем немного времени.

Классификация форм справок

Обычно классификация осуществляется, исходя из предназначения бумаги. Документ может использоваться в следующих случаях:

  • для создания отечности
  • для предоставления информации о текущей дебиторке для иных лиц
  • при судебных разбирательствах

Истец, который прикладывает к своему иску справку о ДЗ, значительно повышает вероятность удовлетворения указанных в иске требований судом. Справка выступает в качестве одного из документов, который подтверждает наличие долговых обязательств у ответчика перед истцом.

Как получить

Составлением справки, как правило, занимается старший экономист или финансовый директор компании. Организация может пользоваться сторонней помощью специалистов при создании отчетности и составлении справок о ДЗ.

Внутри компании бумага заполняется при составлении отчетности или по запросу руководства. Контролирующие и надзорные органы не вправе требовать предоставление справки о ДЗ в обязательном порядке. По желанию организация предоставляет бумагу на добровольной основе.

Подтверждающие бумаги для обращения в суд

Только справки о ДЗ недостаточно для того, чтобы суд принял сторону истца. Вместе с иском нужно предоставлять следующие документы:

  • договоры, заключенные с контрагентом (поставка товара, оказание услуг и т.д.)
  • накладные
  • подписанные акты
  • накладные

судья

После получения положительного результата исполнением решения суда занимается федеральная служба судебных приставов. При отказе должника выполнять свои обязательства по договору рекомендуется как можно быстрее стараться решить вопрос в суде. Желательно, чтобы все действия выполнялись в срок до 1 года, когда задолженность еще считается проблемной, а не безнадежной.

Справка о ДЗ — важная бумага, которая необходима как для внутреннего, так и для внешнего использования. Составление документа не требует много времени. Строго регламентируемых образцов нет, но рекомендуется пользоваться распространенными и унифицированными шаблонами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Оцените статью
Добавить комментарий